Dijitalleşmenin ve nihayetinde e-ticaretin yaygınlaşmasıyla birlikte, mevcut sistemlerde de köklü dönüşümler yaşanmakta. E-fatura da bu köklü dönüşümlerden bir tanesi. E-fatura, bir mal veya hizmet satışının ardından alıcının ödemesi gereken maddi bedelin belirtildiği, elektronik ortamda düzenlenen belgedir. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yürürlüğe konan ve son birkaç yıldır dijitalleşme serüveninin bir parçası haline gelen e-fatura, kısaca kağıt faturanın elektronik halidir.
Özellikle e-ticaret yapan, kargo ile fatura gönderen, yeni iş kurup fatura ve kağıt masrafından tasarruf etmek isteyen ve profesyonellik kazanmak isteyen işletmeler sağladığı avantajlardan dolayı e-faturayı tercih etmektedir. Bunun nedeni, öncelikle e-faturanın elektrik ortamda hazırlanıp iletilen bir fatura türü olması ve işletmeleri kağıt kullanımı ve basımı maliyetlerinden kurtarmasıdır. Elektronik ortamda saklandığı için aynı zamanda dosyalar dolusu fatura arşivlemeye de gerek kalmaz.
E-Faturaya Kimler Geçmelidir?
Çeşitli tasarrufları sağlamak adına devlet tarafından da gitgide zorunlu hale getirilmeye çalışılan e-fatura kullanımında iki tür e-fatura kullanıcısı var diyebiliriz: Zorunlu ve gönüllü.
E-faturaya geçiş zorunluluğu için devlet tarafından belirlenen ciro limitleri vardır. Öncelikle cirosu 5 milyon TL üzeri olan şirketlerin 1 Temmuz 2020'den itibaren e-fatura kullanması zorunlu hale getirilmiştir. Bu limit, 1 Temmuz 2022 itibariyle ise 1 milyona, 1 Temmuz 2023 itibariyle ise 500 bine düşürülmüştür. Yani satış hasılatı yıllık 500 binden fazlaysa işletmeler e-fatura mükellefi olmak zorundadır. İşletmeler, GİB Portal, GİB ile Entegrasyon ya da Özel Entegratör seçeneklerini kullanarak başvuru yapabilirler.
E-faturaya belli bir cironun üzerinde olan firmaların ‘zorunlu’ olarak geçiş yaptığı doğru. Fakat bununla birlikte sadece ‘zorunlu’ geçiş yapanlar e-fatura kullanabilir gibi bir durum söz konusu değil. Gönüllü olarak e-fatura kullanımına geçen işletmeler de vardır. İster şahıs ister sermaye şirketi olsun bir ciro ya da fatura kesim sınırlaması olmaksızın e-faturaya geçiş yapılabilmektedir.
"Peki e-arşiv mi e-fatura mı? Hangi sisteme geçiş yapmalıyım?" sorusunun cevabı ise farklı bir makalede detaylıca anlatmaya çalıştık. Aşağıdaki linke tıklayarak makaleye ulaşabilirsiniz.
İlgili içerik: E-Arşiv ve E-Fatura Arasındaki Farklar
E-Faturaya Nasıl Geçilir?
E-faturaya geçiş yapmanın belli kanalları vardır. Bunlar; GİB Portal, GİB ile Entegrasyon ve Özel Entegratör üzerinden geçiştir. E-faturaya başvuracak firmaların öncelikle Kamu Sertifikasyon Merkezi’ne başvurarak mali mühür temin etmeleri gerekir. Şahıs firmaları e-imza ile de başvuru yapabilir. Fakat tüzel firmaların başvurularını mali mühürle yapmaları gerekir. Tekrar özetlemek gerekirse e-imza ile Mali Mührün en önemli farkı, e-imza gerçek kişiye verilir, kişinin ıslak imzası yerine geçer. Mali Mühür ise firmaya verilir, firma kaşesinin elektronik halidir. Mali mühür ya da e-imza sahibi olduktan sonra GİB başvurusunu tamamlayarak (bu adımlar GİB Portal özelinde ve entegratörlere göre değişiklik gösterebiliyor) e-faturaya geçiş tamamlamış olur.
Mali Mühür Nedir?
Mali mühür, tüzel kişiler ile kurum, kuruluş ve işletmeler tarafından elektronik belge olarak oluşturulacak fatura ve diğer yasal belgelerin bütünlüğünün, kaynağının ve içeriğinin garanti altına alınması, elektronik ortamda muhataplarına iletilmesi ve elektronik ortamda saklanması sırasında güvenliğinin ve gizliliğinin sağlanması amacıyla kullanılacaktır. Kamu Sertifikasyon Merkezi başvuru sayfasından mali mühre başvuru yapıldığında sadece sertifika için başvuru yapılmış olur. E-fatura ve e-defter başvuruları ayrıca Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) üzerinden yapılmalıdır. Alınan Mali Mühür Sertifikası her iki uygulamada da kullanılabilmektedir.
Mali Mühür Nasıl Alınır?
Mali mühür almak için pek çok kanal mevcuttur. Kamu Sertifikasyon Merkezi üzerinden de online olarak başvuru sağlanabilmektedir.
Mali Mühür Sertifikası için https://onlineislemler.kamusm.gov.tr/mmbasvuru/giris adresine gidilir. Açılan sayfada tüzel ya da gerçek kişi için gerekli olan alanlar doldurularak başvuru gerçekleştirilir.
Başvuru yapıldıktan sonra, başvurunun son ekranında verilen bilgilere göre https://sanalpos.kamusm.gov.tr/index.jsf sayfasından ödemeler gerçekleştirilir.
Talep edilen ürün ve hizmet bedeli Kamu Sertifikasyon Merkezi hesabına geçtikten sonra Sertifika Üretim Süreci’ne başlanır.
İşletme sahipleri, PTT Müdürlüklerini ziyaret ederek de kolayca mali mühür başvurusunda bulunabilir, süreçlerini başlatabilirler.
2023 Yılı Mali Mühür Fiyatları
Mali mühür sertifikası (MÜS) ve güvenlik hizmetleri sertifikası (GÜS) standart 3 yıllık olarak oluşturulmaktadır. Kamu Sertifikasyon Merkezi'nde paylaşılan fiyatlar 2023 yılı için aşağıdaki gibidir:
E-imza (Elektronik İmza) Nedir?
5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’nda yer alan şekliyle elektronik imza; başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veriyi tanımlar. Elektronik imza; bir bilginin üçüncü tarafların erişimine kapalı bir ortamda, bütünlüğü bozulmadan (bilgiyi ileten tarafın oluşturduğu orijinal haliyle) ve tarafların kimlikleri doğrulanarak iletildiğini elektronik veya benzeri araçlarla garanti eden harf, karakter veya sembollerden oluşur. Elektronik imza, imzalanan metine göre farklılık gösterir ve içeriğin matematiksel fonksiyonlardan geçirilerek eşsiz olduğu düşünülen bir değer bulunması sureti ile elde edilir. Yani kişilerin, elle atılan imzada olduğu şekilde tek imzası yoktur; bunun yerine imzalamada kullanılan anahtarları vardır.
Güvenli e-imza ancak Nitelikli Elektronik Sertifika ile sağlanabilir. Nitelikli Elektronik Sertifika almak için başvurulabilecek yerler Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcıları Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu’nun internet sayfasında yayımlanmaktadır.
E-imza Nasıl Alınır?
Kamu Sertifikasyon Merkezi'nden yapılabileceği gibi PTT de e-imza almak için başvurulabilecek en güvenilir ve kolay araçlardan biridir. PTT, e-imza hizmetin erişilebilirliğini artırmak adına çeşitli e-imza Hizmet Sağlayıcı firmalarla imzalanan protokol kapsamında e-imza satışına aracılık etmektedir. PTT aracılığı ile yalnızca “Bireysel” e-imza başvuruları alınmakta olup “Kurumsal” e-İmza başvuruları için doğrudan ilgili e-İmza Hizmet Sağlayıcı Firmaya başvurulması gerekmektedir. Online olarak ön başvuruyu gerçekleştirdikten sonra ön başvuru kodu ve başvuru belgeleri ile PTT Müdürlüklerini ziyaret ederek bireysel e-imza başvurusu tamamlanabilir.
2023 Yılı PTT E-imza Fiyatları
PTT üzerinden gerçekleşen başvurularda geçerli olacak fiyatlar (tüm vergiler dâhil) aşağıdaki gibidir:
Güncel fiyatlar için her zaman PTT'nin web sitesini ziyaret etmenizi tavsiye ederiz.
2023 Kamu Sertifikasyon Merkezi E-imza Fiyatları
Güncel fiyatlar için her zaman Kamu Sertifikasyon Merkezinin web sitesini ziyaret etmenizi tavsiye ederiz.
Hangi E-Fatura Entegratörünü Seçmeliyim?
Kullanım tercihine göre başvuru şekli de değişebilmektedir. Eğer GİB Portal Yöntemi ya da Entegrasyon Yöntemi kullanılacak ise GİB üzerinden e-Fatura Başvurusu yapılmalıdır; Özel Entegrasyon Yöntemi kullanılacak ise özel entegratörler ile görüşüp e-fatura aktivasyon tarihine dikkat ederek başvuru yapılabilmektedir.
Not: Başvuru yaptıktan sonra e-Fatura Başvuru Sorgulaması yapmayı unutmayınız. Buraya tıklayarak sorgulama yapabilirsiniz.
Özel e-fatura entegratörlerinin 421 No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında Başkanlıktan özel entegrasyon izni alan kurumların tümü GİB üzerinde listelenmektedir. Özel e-fatura entegratörlerinin tamamını incelemek için tıklayın.
E-Ticarette E-Fatura Entegrasyonu Nasıl Sağlanır?
Sopyo, kullanıcılarına uçtan uca e-ticaret hizmeti sunan bir entegrasyon firmasıdır. E-ticaret altyapısı, pazaryerleri, xml tedarikçileri, muhasebe programları, kargo firmaları, e-arşiv & e-fatura entegratörleri gibi 50'den fazla entegrasyonla kullanıcılarına hizmet sağlamaktadır. Sopyo'da bulunan Turkcell E-faturam, Trendyol E-faturam, eLogo gibi e-fatura & GİB E-arşiv entegrasyonları ile pazaryerleri ve e-ticaret sitesinden gelen siparişlerin e-fatura/e-arşiv faturaları oluşturulur. Oluşturulan e-faturalar toplu olarak pazaryerlerine iletilebilir.
Not: 1 Nisan 2023 itibariyle e-faturaların pazaryerlerine yüklenmesi zorunluluğu gelmiştir.
Ayrıca kullanıcılar, e-faturanın içerisinde yer alan kargo barkodu ile kağıt israfını da önlemiş olurlar.
