e-Fatura, iş süreçlerini dijital ortama taşıyarak işletmelere hem zaman kazandırır hem de yasal uyumluluğu sağlar. e-Fatura kesmek isteyenler için başvuru sürecinden işleyişine, zorunluluklardan sık yapılan hatalara kadar tüm detayları bu rehberde bulabilirsiniz.

e-Fatura Nedir?

e-Fatura, kâğıt fatura ile aynı yasal geçerliliğe sahip olan, ancak tamamen dijital ortamda düzenlenen bir belge türüdür. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yürütülen bu sistem, hem işletmelere hem de devlete büyük avantajlar sağlar.

Bu sistem sayesinde faturalar kağıda basılmaz, kargo ile gönderilmez. Bunun yerine alıcı ve satıcı arasında GİB'in sunucuları aracılığıyla dijital ortamda aktarılır. Bu yapı, hem zaman hem de maliyet açısından ciddi bir tasarruf sağlar.

e-Fatura sistemi, Türkiye'deki dijital dönüşüm sürecinin en önemli yapı taşlarından biridir ve özellikle vergi denetimini kolaylaştırma amacı taşır.

e-Fatura’nın Avantajları Nelerdir?

e-Fatura kullanımı, işletmeler için yalnızca yasal bir gereklilik değil, aynı zamanda birçok avantaj sunan stratejik bir hamledir.

1. Maliyet Tasarrufu: Kâğıt, mürekkep, kargo gibi fiziksel giderlerin ortadan kalkması işletmelerin fatura başına düşen maliyetini ciddi ölçüde azaltır.

2. Hız ve Kolaylık: Fatura gönderimi ve alımı anlık olarak gerçekleşir. İş süreçleri hızlanır, tahsilat süreleri kısalır.

3. Hata Oranı Azalır: Manuel işlem hataları minimuma iner. Yazım yanlışları, tarih ve numara karışıklıkları gibi problemler ortadan kalkar.

4. Arşivleme Kolaylığı: Faturalar dijital olarak saklandığı için geçmiş belgelere ulaşmak hem kolay hem de güvenlidir.

5. Çevre Dostu: Kâğıt tüketiminin azalması doğrudan çevresel etkilerin azalmasını sağlar.

e-Fatura ile e-Arşiv Fatura Arasındaki Farklar

e-Fatura ve e-Arşiv fatura, sıklıkla karıştırılan iki farklı dijital fatura türüdür. Temel farkları şu şekildedir:

• e-Fatura, yalnızca e-fatura sistemine kayıtlı mükellefler arasında düzenlenebilir.

• e-Arşiv Fatura ise e-fatura mükellefi olmayan bireylere ya da firmalara da gönderilebilir.

• GİB üzerinden iletilen fatura: e-Fatura sisteminde her belge önce GİB’e gider, ardından alıcıya ulaşır. e-Arşiv faturada ise belge doğrudan alıcıya iletilir, GİB sadece günlük rapor ister.

• Zorunluluk kapsamı: e-Fatura belli kriterlerde zorunluyken, e-Arşiv tüm mükelleflerin ihtiyaç duyduğu bir sistem halini almıştır.

Kimler e-Fatura Mükellefidir? Zorunluluklar ve Sınırlar

e-Fatura kullanımı, belirli ciro sınırlarını aşan işletmeler için zorunlu hale gelmiştir. GİB tarafından her yıl güncellenen bu sınırlar, dijital dönüşüm sürecini hızlandırmak adına genişletilmektedir.

2024 yılı itibariyle;

• Yıllık cirosu 3 milyon TL ve üzeri olan firmalar,

• e-Ticaret faaliyetinde bulunan ve belirli satış limitlerini aşan işletmeler,

• Akaryakıt, maden, alkol, sigara gibi belirli sektörlerde faaliyet gösteren firmalar,

• Serbest meslek erbapları ve mal hizmet faturası kesen dijital içerik sağlayıcıları

e-fatura kullanmak zorundadır. Bu sayede vergi kaçakçılığının önüne geçilirken, denetim süreçleri de şeffaflaşmaktadır.

Zorunlu Olarak e-Fatura Kullanan İşletmeler

e-Fatura kullanımı GİB tarafından zorunlu kılınmış işletmeler;

• e-Ticaret platformlarında satış yapan firmalar

• Online pazar yerleri (Trendyol, Hepsiburada, N11, vb.) üzerinden belirli tutarın üstünde satış gerçekleştiren satıcılar

• Otomotiv sektöründe faaliyet gösteren işletmeler

• Enerji, alkol, tütün ve maden ticareti yapan kuruluşlar

• Eğlence ve konaklama hizmeti sunan bazı tesisler

Bu kriterleri karşılayan tüm işletmelerin, belirli tarihlere kadar e-fatura sistemine geçmeleri zorunludur. Aksi takdirde cezai yaptırımlar söz konusu olabilir.

e-Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?

e-Fatura sistemine geçmek isteyen mükelleflerin belirli bir başvuru sürecinden geçmesi gerekir. Bu süreç, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sunduğu dijital platformlar üzerinden gerçekleştirilir. Aşağıda adım adım başvuru süreci yer almaktadır:

1. Mali Mühür Temini: e-Fatura kullanmak isteyen işletmelerin öncelikle TÜBİTAK’tan mali mühür başvurusunda bulunması gerekir. Mali mühür, dijital imza görevi görerek belgelerin güvenliğini sağlar.

2. GİB Portalı Üzerinden Başvuru: Mali mühür edindikten sonra GİB’in e-Fatura Portalı üzerinden e-fatura başvuru formu doldurulur.

3. Test Süreci: Sistem entegrasyonu yapılacaksa, GİB’in sunduğu test ortamında başarılı bir şekilde işlem yapılması gerekir.

4. Entegrasyon Seçimi: Başvurular, üç farklı yöntemle gerçekleştirilebilir:

• GİB Portalı kullanımı (küçük ölçekli işletmeler için uygundur)

• Özel entegrasyon firmaları aracılığıyla

• Doğrudan entegrasyon (kendi yazılım altyapısıyla)

5. Onay ve Kullanıma Başlama: GİB başvurunuzu onayladıktan sonra e-fatura kesmeye başlayabilirsiniz.

Bu süreç, doğru şekilde yürütüldüğünde genellikle birkaç gün içerisinde tamamlanabilir.

e-Fatura Nasıl Kesilir?

e-Fatura kesmek için seçtiğiniz sisteme göre yöntemler farklılık gösterebilir. Ancak temel olarak tüm platformlarda izlenmesi gereken adımlar benzerdir.

1. Sisteme Giriş: GİB Portalı ya da kullandığınız özel entegratör sistemine kullanıcı bilgilerinizle giriş yapın.

2. Yeni Fatura Oluştur: Fatura menüsünden “Yeni Fatura” ya da “Fatura Oluştur” sekmesine tıklayın.

3. Alıcı Bilgilerini Girin: Fatura keseceğiniz firmanın vergi numarası, unvanı, adresi gibi bilgilerini eksiksiz şekilde girin.

4. Ürün/Hizmet Bilgilerini Ekleyin: Satışını yaptığınız ürün ya da hizmetin adı, miktarı, birim fiyatı ve KDV oranı gibi bilgileri doldurun.

5. Fatura Tarihi ve Numarası: Sistem fatura numarasını otomatik olarak verir. Fatura tarihinin ise doğru girilmesi önemlidir.

6. Faturayı Gönderin: Hazırlanan belgeyi sistem üzerinden onaylayıp GİB sunucularına gönderin. Bu işlemle fatura alıcıya iletilmiş olur.

Bu adımlar özel entegrasyon sistemlerinde kullanıcı dostu arayüzlerle daha kolay ve hızlı bir şekilde yürütülebilir.

e-Fatura En Son Ne Zaman Kesilir?

Vergi Usul Kanunu’na göre fatura, malın teslimi veya hizmetin tamamlandığı tarihten itibaren en geç 7 gün içinde düzenlenmelidir. Bu süre içerisinde kesilmeyen e-faturalar usulsüz fatura olarak değerlendirilir ve cezai yaptırımlara neden olabilir.

İlgili tarihin yanlış yazılması ya da 7 günü aşması durumunda e-fatura işleyişi aksar, bu da hem GİB hem de müşteri nezdinde sorun yaratabilir. Bu nedenle tarih kontrolü, düzenleme işleminin en kritik noktalarından biridir.

e-Fatura İptali ve Düzeltme İşlemleri

Zaman zaman e-faturada yanlış bilgi girilmesi, hatalı tutar yazılması ya da karşı tarafın faturayı kabul etmemesi gibi nedenlerle belgeyi iptal etme veya düzeltme ihtiyacı doğabilir.

İptal İşlemi

• GİB Portalı üzerinden iptal talebi oluşturulabilir.

• Fatura alıcısına iptal isteği iletilir.

• Alıcı da onayladığında fatura geçersiz hale gelir.

• Entegratör kullanan firmalar, sistem üzerinden doğrudan iptal edebilir.

Düzeltme İşlemi

• Hatalı kesilen bir e-fatura düzeltilemez. Ancak iptal edilip yerine yeni bir fatura kesilebilir.

• Bu nedenle düzenleme sırasında dikkatli olunmalı ve doğrulama adımı atlanmamalıdır.

e-Fatura düzenleme süreci içinde bu işlemlerin zamanında ve eksiksiz yapılması, hem yasal uyumluluk hem de muhasebesel doğruluk açısından büyük önem taşır.

e-Fatura İşlemlerinde Sık Yapılan Hatalar ve Çözümleri

e-Fatura sistemine geçen birçok işletme, ilk zamanlarda bazı hatalarla karşılaşabilir. Bu hatalar, fatura iptali ya da mali ceza gibi sonuçlara yol açabileceğinden, süreçlerin dikkatle yürütülmesi gerekir. İşte e-fatura işleyişi sırasında en sık karşılaşılan hatalar ve bunlara karşı alınabilecek önlemler;

1. Yanlış Vergi Kimlik Numarası (VKN) Girişi: Alıcıya ait VKN’nin hatalı girilmesi, faturanın doğru kişiye ulaşmamasına neden olur. Her fatura öncesi VKN, sistemsel doğrulama ile kontrol edilmelidir.

2. Fatura Tarihinin 7 Günü Aşması: Kanunen, fatura düzenleme süresi mal tesliminden veya hizmet sunumundan itibaren 7 gündür. Bu süreyi aşan faturalar geçersiz sayılabilir. Sistemsel hatırlatıcılar ile bu gecikmelerin önüne geçilmelidir.

3. KDV Oranı veya Tutar Hataları: Yanlış hesaplanan KDV, hem muhasebesel uyumsuzluk hem de müşteriyle sorun yaşanmasına neden olabilir. Otomatik hesaplama kullanan sistemlerle bu hata en aza indirilebilir.

4. Hatalı Ürün Bilgisi: Ürün adları, miktarları ya da birim fiyatları eksik ya da yanlış girildiğinde fatura içeriği tutarsız olur. Bu durum iptal ya da itirazlara neden olabilir.

5. Aynı Faturanın Birden Fazla Gönderilmesi: Sistemde yaşanan teknik sorunlar veya kullanıcı hataları nedeniyle aynı fatura tekrar gönderilebilir. Sistemsel kontroller ve bildirimler ile bu durum engellenmelidir.

Çözüm Önerisi:

• Kapsamlı ve hatasız bir entegrasyon altyapısı kullanmak

• Fatura ön izlemesi ile gönderim öncesi kontrol

• Kullanıcıya yönelik kısa eğitimler ve sistem uyarıları

Bu hataların büyük kısmı, güvenilir bir e-fatura sistemi ve eğitimli personel ile kolayca önlenebilir.

Sopyo e-Fatura Entegrasyonu ile Tüm Sorunlarınızı Çözün

e-Fatura süreci, doğru yazılım altyapısı ile çok daha hızlı, sorunsuz ve güvenli hale gelir. Sopyo, e-ticaret yapan işletmelerin hem e-fatura kesme hem de tüm satış kanallarını yönetme süreçlerinde büyük kolaylık sunar.

Sopyo’nun e-fatura entegrasyonuyla sunduğu başlıca avantajlar;

• Tek panelden yönetim: Tüm satış kanallarından gelen siparişlerinize ait faturalamaları tek merkezden kontrol edebilirsiniz.
  
  

• Otomatik fatura oluşturma: Sipariş gerçekleştiğinde sistem otomatik olarak fatura kesebilir.
  
  

• e-Arşiv ve e-Fatura uyumluluğu: Sopyo, hem e-fatura mükelleflerine hem de e-arşiv kapsamında olan alıcılara uygun belge oluşturur.
  
  

• Mükemmel GİB entegrasyonu: GİB ile tam uyumlu altyapısı sayesinde, sisteminizin teknik detaylarıyla uğraşmadan işlem yapabilirsiniz.
  
  

• Hata bildirimi ve takip: Fatura gönderiminde oluşabilecek hataları anında raporlar, böylece düzeltmeler hızlıca yapılır.

Sopyo, yalnızca teknik bir çözüm değil, aynı zamanda operasyonel yükü azaltan, iş süreçlerinizi hızlandıran bir dijital asistandır. Sopyo ile uyumlu olan e-fatura entegratörlerine, e-fatura entegrasyonu sayfamızdan ulaşabilirsiniz.

Sopyo ile Dijitalleşmenin Konforunu Yaşayın

Sopyo, e-fatura kesmek ve yönetmek isteyen işletmelere özel çözümler sunar. Satış kanallarınızla entegre, GİB ile tam uyumlu ve kullanımı son derece pratik olan altyapısıyla, Sopyo ile dijitalleşmeye güvenle adım atabilirsiniz. İster küçük ölçekli bir işletme, ister büyük bir e-ticaret firması olun; Sopyo, e-fatura süreçlerinizi kolaylaştırır ve size sadece işinizi büyütmek kalır.

e-Fatura Hakkında Sıkça Sorulan Sorular

Kullanıcıların ve işletmelerin e-fatura hakkında sıkça sorduğu bazı önemli sorular:

1- e-Fatura kimler için zorunludur?

Yıllık cirosu 3 milyon TL ve üzeri olan işletmeler, belirli sektörlerde faaliyet gösteren firmalar ve e-ticaret satıcıları için e-fatura kullanımı zorunludur. GİB her yıl bu kriterleri güncellemektedir.

2- Geriye dönük e-fatura kesilir mi?

Hayır. Fatura düzenleme süresi 7 gündür. Geriye dönük fatura kesilmesi yasal olarak mümkün değildir ve cezai işlem uygulanabilir.

3- e-Faturaya nasıl başvuru yapılır?

TÜBİTAK’tan mali mühür aldıktan sonra GİB Portalı veya özel entegrasyon firmaları aracılığıyla başvuru yapılabilir. Gerekli belgelerle başvuru tamamlandıktan sonra sistem kullanıma açılır.

4- e-Fatura kesmek için hangi programları kullanabilirim?

GİB Portalı, özel entegrasyon firmalarının sunduğu yazılımlar veya kendi ERP sisteminiz üzerinden e-fatura kesebilirsiniz. Sopyo gibi entegre sistemler bu süreci oldukça kolaylaştırır.

5- e-Fatura doğrulaması nasıl yapılır?

e-Faturanın geçerli olup olmadığını GİB’in doğrulama sistemi üzerinden fatura numarası ile kontrol edebilirsiniz. Bu işlem, özellikle fatura alıcısı için önemlidir.

6- e-Fatura mükellefine e-arşiv kesilir mi?

Hayır. Eğer alıcı e-fatura mükellefiyse, yalnızca e-fatura düzenlenebilir. e-Arşiv fatura yalnızca e-fatura sistemine dahil olmayan mükelleflere kesilebilir.

7- e-Fatura işletme merkezi nedir?

İşletme merkezi, e-fatura sistemine kayıtlı bir işletmenin yasal olarak tanımlandığı ana yerleşkedir. Fatura düzenlerken işletme merkezine ait bilgiler doğru girilmelidir.

8- Bilgisayara fatura işleme nasıl yapılır?

Kullanılan yazılıma göre değişse de genelde sisteme girilerek "Fatura Oluştur" sekmesi seçilir. Bilgiler doldurulur, belge oluşturulur ve dijital olarak gönderilir. Sopyo gibi çözümlerle bu işlem otomatik hale getirilebilir.