Fatura müşterinin almış olduğu mal yada hizmet karşılığında müşterinin borçlandığını gösteren belgedir. Bilgi teknolojilerinin gelişmesi ile birlikte faturalar da dijital ortamda üretilen ve iletilen belgelere dönüştü. Elektronik ortamda üretilen faturalar e-fatura ve e-arşiv fatura olarak ikiye ayrılmaktadır. Faturaların görsellerine baktığımızda iki fatura da görsel olarak neredeyse aynıdır.
E-fatura nedir?
E-fatura, bir mal veya hizmet satışının ardından alıcının ödemesi gereken maddi bedelin belirtildiği, elektronik ortamda düzenlenen belgedir. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yürürlüğe konan ve son birkaç yıldır dijitalleşme serüveninin bir parçası haline gelen e-fatura, kısaca kağıt faturanın elektronik halidir. Dolayısıyla e-fatura kesenlerin ayrıca kağıt fatura kesmelerine gerek yoktur. Kağıt faturalarla aynı işleve sahip olan bu faturalar devlet tarafından desteklenen bir dönüşüm olduğu için resmi geçerliliğe sahiptir. Zaman damgası ve mali mühür sayesinde de değiştirilemezliği garanti altına alınmıştır. Bu uygulama, ön muhasebe süreçlerini kolaylaştırmaktan iş süreçlerini hızlandırmaya kadar tasarruf sağlamaktadır. E-fatura kesebilmek için ise hem alıcının hem de satıcının e-fatura mükellefi olması gerekmektedir.
E-faturanın avantajlarından yararlanmak isteyen işletmeler gönüllü olarak bu uygulamaya geçiş yapabilirler. Mükelleflerin ücretsiz olarak e-fatura kesebilmesi ve e-fatura sisteminin yaygınlaşması adına Gelir İdaresi Başkanlığı efatura.gov.tr üzerinden fatura portalını hizmete açmıştır. Bu portal, fatura adedi yüksek olmayan mükelleflere hitap eder. Ayrıca muhafaza edilmesi zorunlu olan bu faturalar GİB portalı üzerinde maksimum 6 ay saklanır ve sonraki süreçte sorumluluk firmalara geçer. Gönüllü olarak katılan firmalar, diledikleri zaman sistemden ayrılabilirler. Ancak e-fatura döneminde kestikleri faturaları 10 yıl süreyle saklamakla yükümlüdürler.
Ciro sınırı olmaksızın geçiş yapmaları zorunlu diğer gruplar ise aşağıdaki gibidir:
ÖTV I sayılı listedeki malların imali, ithali, teslimi için EPDK’dan lisans alan mükellefler
ÖTV III sayılı listedeki malları imal, inşa ve ithal edenler
Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanunda tanımlanan aracı hizmet sağlayıcıları, internet ortamında gayrimenkul, motorlu araç vasıtalarının satılması ve kiralanması için ilan yayınlayan internet sitesi sahipleri veya işleticileri ile internet ortamında reklamların yayınlanmasına aracılık faaliyetinde bulunan internet reklamcılığı hizmet aracıları
Komisyoncu veya tüccar olarak meyve ve sebze ticareti yapan mükellefler
Bir örnek ile bu konuyu hızla pekiştirelim:
Satıcı: Kitap satışı yapan ve bir süre önce e-fatura mükellefi olmuş bir kitapçı.
Alıcı: Seçili kitapları satan bir Kitap Kafe.
Kitap Kafe, bu kitapçıdan konseptine uygun kitaplar tedarik etti. Kitapçı da satın alınan ürünlerin bedelinde bir fatura kesecek. Eğer Kitap Kafe de e-fatura mükellefi ise her iki taraf da e-fatura kullandığı için e-fatura kesilecektir. Fakat e-fatura mükellefi değilse, o zaman Kitapçının e-arşiv fatura kesmesi gerekecektir.
E-fatura oluşturmaya başlamadan önce, gerekli başvuruların ve kayıtların yapılması gerekir. Bu doğrultuda e-fatura mükellefi olmak isteyen firmaların ilk durağı GİB elektronik başvuru ve mali mühür başvurusu yapmak olacaktır.
E-faturanın avantajları nelerdir?
Bir kağıt faturanın hazırlanması, basılması, kontrolü, kaydı, gönderimi, ulaştırılması ve arşive eklenmesi aşamaları ortalama 4-5 gün sürer. Bu durum, iş yükünü arttırırken zaman da alır. E-fatura ise bir dakikadan az bir sürede hazırlanıp alıcısına ulaştırılabilir.
50.000 kağıt fatura için ortalama 1 ağaç kesilirken e-fatura ile bu zarar ortadan kalkar.
Kağıt fatura yerine e-fatura kullanmak hem firmanın maliyetlerini düşürmesini sağlar hem de doğayı korur.
Kağıt fatura kullanımında faturaya ulaşmak için fiziksel arşivde çokça zaman kaybedilebilir. Bu durum, pratiklik ve zaman açısından kullanıcının zararınadır. E-faturada ihtiyaç halinde faturalara tek bir tıkla ulaşılabilmesi kullanıcılara pratiklik ve hız kazandırır.
Sopyo kullanan firmalar e-fatura sistemleriyle entegre olabilir mi?
Sopyo, kullanıcılarına entegrasyon altyapısındaki çeşitli e-fatura sistemlerle entegre olan bir e-ticaret entegrasyon hizmeti sunar. Tüm e-ticaret süreçlerinin uçtan uca yönetildiği bu ayrıcalıkla, e-fatura işlemleri de kolaylıkla çözüme kavuşur. Kullanıcı firmalar, Sopyo panellerine düşen tüm faturaları toplu olarak indirebilir ve müşterilerine gönderebilirler. İşlemler aynı zamanda muhasebe programlarıyla da entegre olduğu için otomatik olarak eşleşir. Bu da, ciddi anlamda firmalara zaman tasarrufu sağlar.
E-arşiv nedir?
E-arşiv de e-fatura gibi elektronik bir fatura türüdür. E-arşiv fatura, elektronik fatura uygulaması kapsamı dışında kalan kurum-kişi arasındaki kağıt fatura işlemleri ve saklanmasının elektronik ortama taşındığı fatura türüdür. E-faturadan en temel farkı olarak e-fatura mükellefi olmayan firmalara ve son kullanıcılara kesilmesidir.
E-fatura mükellefi olmayan firmalar satmış olduğu ürün ve hizmetlerden dolayı müşterisine kağıt fatura düzenler. Ancak bazı durumlarda faturasını elektronik ortamda e-arşiv fatura olarak kesmek durumundadır. Gelir İdaresi Başkanlığının 2022 yılı esaslarına göre; vergi mükellefine düzenlenen faturalarda 2000 TL, şahıslara düzenlenen faturalarda ise 5000 TL’yi aşması halinde e-arşiv fatura kesme zorunluluğu bulunmaktadır. E-arşiv faturaları, GİB’e rapor edilmelidir. Bu raporlar, faturanın düzenlenmesini takip eden ayın 1. günü ile 15. günü arasında gönderilmelidir.
Sopyo kullanan firmalar e-arşiv sistemleriyle entegre olabilir mi?
Yukarıda da bahsettiğimiz gibi Sopyo, kullanıcılarına uçtan uca e-ticaret hizmeti sunan bir entegrasyon firmasıdır. Dolayısıyla Sopyo, pek çok entegrasyon seçeneğine sahip olduğu gibi, GİB portalıyla da doğrudan uyumlu çalışan bir yapıya sahiptir. GİB e-Arşiv Portal entegrasyonu ile kullanıcılar pazaryerleri ve e-ticaret sitelerinden gelen siparişlerin e-arşiv faturalarını rahatlıkla oluşturabilmektedir.
E-fatura ve e-arşiv belgeleri yapı olarak birbirine çok benzer belgelerdir. Ancak, kullanım alanları ve amaçlarında farklılıklar mevcuttur. E-fatura e-arşiv faturanın farklarını ele aldığımız aşağıdaki tablo, ikisi arasındaki farkı net bir şekilde anlayabilmenize yardımcı olacaktır:
E-fatura ve e-arşiv arasındaki farklılıklar nelerdir?
E-fatura ve e-arşiv fatura arasındaki farkları da öğrendiğinize göre, sizler için oluşturduğumuz genel akış şeması, e-fatura ve e-arşiv faturayı daha iyi anlamanıza ve konuyu özetlemeye yardımcı olacaktır.
