Mali mühür, elektronik belgelerin güvenliğini sağlayan bir donanım; Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından e-fatura ve e-arşiv fatura sistemlerinde zorunlu hale getirilmiştir. Şirketlerin dijital dönüşüm süreçlerinde temel taşlardan biri olan mali mühür, e-belge sistemlerinin yasal geçerlilik kazanmasında hayati bir rol oynar. 2025 yılı itibarıyla mali mühür almak isteyen firmaların izlemesi gereken adımlar, mali mühür ücretleri, başvuru evrakları ve kullanım detayları bu içerikte kapsamlı şekilde ele alınmıştır.

Mali Mühür Nedir?

Mali mühür, tüzel kişilere özel olarak üretilmiş, bir tür elektronik sertifikadır. Fiziksel olarak bir USB ya da akıllı kart okuyucu şeklinde sunulan bu cihaz, şirketlerin dijital ortamda belge imzalamasını mümkün kılar. Mali mühür, sadece tüzel kişiler tarafından kullanılabilir ve e-imza sistemlerinden farklı olarak kurumsal bir kimlik taşır.

Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından onaylı Kamu Sertifikasyon Merkezi tarafından üretilir ve yalnızca GİB’in belirlediği firmalara satışı yapılır. Her mali mühür, firmaya özel olarak üretilir ve taklit edilemez niteliktedir.

Mali Mühür Ne İşe Yarar? Avantajları ve Kullanım Alanları

Mali mühür, elektronik belgelerin güvenliğini sağlamakla kalmaz, aynı zamanda bu belgelerin hukuki geçerliliğini de garanti altına alır. Özellikle e-fatura, e-defter, e-arşiv fatura gibi dijital sistemlerde, işlemin gerçekten firmanın kendisi tarafından yapıldığını ispat eder.

Mali mühürün başlıca avantajları şunlardır:

• Elektronik belgelerin güvenli şekilde imzalanmasını sağlar.

• E-fatura, e-arşiv ve e-defter süreçlerinde yasal zorunluluktur.

• Dijital sahteciliğe karşı koruma sunar.

• Şirketin dijital kimliğini temsil eder.

• Kurumsal verilerin bütünlüğünü korur.

Ayrıca e-belge süreçlerinde manuel işlem yükünü azaltarak zaman ve maliyet tasarrufu sağlar. Bu sebeple mali mühür, dijital dönüşüm sürecinde firmalar için vazgeçilmezdir.

Mali Mühür Kimler İçin Zorunludur?

Mali mühür, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirli işletme türleri için zorunlu tutulmuştur. Özellikle e-fatura ve e-arşiv fatura sistemine dahil olacak şirketlerin, işlemlerini gerçekleştirebilmesi için bu dijital imzalama aracına sahip olması gerekir.

2025 yılı itibarıyla mali mühür kullanımı aşağıdaki kişi ve kurumlar için zorunludur;

• Anonim ve limited şirketler: E-fatura ve e-defter uygulamalarına geçmek zorunda olan tüzel kişilikler.

• Brüt satış hasılatı belirli eşiği geçen firmalar: 2023 ve 2024 yıllarında belirlenen ciro limitlerini aşan firmalar, e-fatura ve e-defter sistemine geçişle birlikte mali mühür edinmelidir.

• E-İrsaliye, e-arşiv ve diğer e-belge uygulamalarına geçiş yapan firmalar.

Serbest meslek erbapları ya da şahıs firmaları için mali mühür yerine e-imza tercih edilebilmektedir. Ancak tüzel kişilik söz konusu olduğunda, e-fatura başvurusu için mali mühür zorunluluğu bulunmaktadır.

Mali Mühür Nasıl Alınır?

Mali mühür almak isteyen firmalar, başvurularını Kamu Sertifikasyon Merkezi (KSM) üzerinden yapmalıdır. GİB tarafından yetkilendirilmiş olan bu merkez, başvurunun alınmasından cihazın teslimine kadar tüm süreci yönetmektedir. Başvuru işlemleri çevrimiçi olarak başlatılır, ardından ödeme yapılır ve belgeler tamamlandığında işlem süreci başlatılır.

Başvuru süreci genel olarak şu adımlardan oluşur:

1. Kamu Sertifikasyon Merkezi'nin resmi web sitesine girilir.

2. Tüzel kişi başvuru formu doldurulur.

3. Firma bilgileri eksiksiz olarak sisteme girilir.

4. Başvuru tamamlandığında ödeme yapılır ve gerekli belgeler kargo ile gönderilir.

5. Belgelerin ulaşmasının ardından mali mühür hazırlanır ve adrese gönderilir.

Bu süreç genellikle 5-7 iş günü içinde tamamlanır. Cihaz elinize ulaştıktan sonra, teknik kurulum yapılır ve PIN işlemleri tanımlanarak aktif hale getirilir.

Mali Mühür Başvurusu İçin Gerekli Evraklar

Mali mühür başvurusu sırasında ibraz edilmesi gereken belgeler, başvuru türüne göre değişiklik gösterebilir. Tüzel kişiliklerde istenen evraklar;

• İmza Sirküleri: Şirketin imza yetkilisini gösteren resmi belge.

• Vergi Levhası: Güncel tarihli ve okunaklı kopya.

• Yetkili Kişinin Kimlik Fotokopisi: Nüfus cüzdanı ya da yeni tip kimlik kartı.

• Ticaret Sicil Gazetesi: Şirketin kuruluş bilgilerini içeren nüsha.

• Başvuru Formu: Kamu Sertifikasyon Merkezi web sitesinden alınan doldurulmuş başvuru formu.

• Kargo Teslim Adresi ve İletişim Bilgileri: Mali mührün gönderileceği açık adres, telefon ve e-posta bilgileri.

Belgelerin eksiksiz şekilde gönderilmesi, mali mühür sürecinin sorunsuz ilerlemesi açısından büyük önem taşır. Yanlış belge veya eksik bilgi, teslim süresini uzatabilir.

Mali Mühür Ücreti ve 2025 Fiyatları

2025 yılı itibarıyla mali mühür ücreti, Kamu Sertifikasyon Merkezi tarafından belirlenen tarifeye göre yeniden güncellenmiştir. Fiyatlar firma türüne ve kullanım süresine göre değişiklik göstermektedir.

2025 mali mühür fiyatları aşağıdaki gibidir;

• Tüzel Kişi Akıllı Kart Okuyuculu Mali Mühür (3 Yıl Geçerli): 1.200 TL + KDV

• Gerçek Kişi Akıllı Kart Okuyuculu Mali Mühür (3 Yıl Geçerli): 875 TL + KDV

Fiyatlara ilişkin güncel bilgilere Kamu Sertifikasyon Merkezi’nin resmi sitesi üzerinden ulaşılabilir. Ayrıca ödeme işlemleri yalnızca resmi ödeme kanalları üzerinden yapılmalıdır. Mali mühür ödeme sırasında verilen dekontun saklanması önerilir.

*NOT: Mali mühür ücretleri gider olarak muhasebeleştirilebilir. Bu durumda mali mühür muhasebe kaydı, firmanın dijitalleşme yatırımları kapsamında yapılmalıdır.

Mali Mühür Yenileme ve Süreç Yönetimi

Mali mühür sertifikaları, genellikle 3 yıl geçerli olacak şekilde verilir. Bu sürenin sonunda sertifika geçersiz hale gelir ve yeniden başvuru yapılması gerekir. Ancak cihazın fiziksel olarak sağlam kalması halinde sadece sertifika yenileme yeterlidir.

Yenileme süreci, son kullanma tarihinden 30 gün önce başlatılmalıdır. Geç kalan firmalar sistemden otomatik olarak çıkarılır ve yeni başvuru yapmaları gerekir.

Mali mühür yenileme adımları:

1. KamuSM Portalı üzerinden yenileme başvurusu yapılır.

2. Sertifika yenileme ücretinin ödemesi gerçekleştirilir.

3. Gerekli belgeler sisteme yüklenir veya kargo ile gönderilir.

4. Mevcut cihaz üzerinden yeni sertifika tanımlanır ve kullanım süresi uzatılır.

   
   

Mali Mühür Kaybolursa, Bozulursa veya Çalınırsa Ne Yapmalı?

Mali mühürün kayıp, arıza ya da çalınma durumlarında hızlı ve doğru aksiyon almak oldukça kritiktir. Bu gibi durumlarda izlenmesi gereken adımlar aşağıdaki gibidir:

Kayıp Durumu:

• Kayıp fark edildiğinde, derhal Kamu Sertifikasyon Merkezi bilgilendirilmelidir.

• Cihaz iptali ve yeni başvuru işlemleri başlatılır.

• Firma yetkilisi, kayıp bildirimi ile birlikte yeni başvuru evraklarını hazırlar.

• Kayıp nedeniyle yapılan yeniden başvuru, ilk başvuru süreci ile aynıdır.

Cihaz Arızası:

• Cihazın teknik olarak çalışmaması durumunda yetkili servise başvurulur.

• Genellikle arızalı cihazların yerine ücretsiz yenisi verilmez; yeni başvuru gerekir.

• Teknik destek sürecine dair bilgi almak için KamuSM Teknik Destek hattı kullanılabilir.

Çalınma Durumu:

• Çalınma olaylarında emniyete başvuru yapılmalı ve tutanak tutulmalıdır.

• Tutanağın bir kopyası Kamu Sertifikasyon Merkezi’ne sunulmalıdır.

• Bu durumda da yeni mali mühür başvurusu yapılması zorunludur.

Bu gibi olaylarda firma, dijital sistemlerde işlem yapamayacağı için süreçlerin aksamaması adına yedek e-imza kullanımı değerlendirilebilir. Ancak e-fatura işlemleri için mali mühür zorunluluğu devam eder.

Mali Mühür ile E-İmza Arasındaki Farklar

Mali mühür ve elektronik imza (e-imza), dijital dünyada imza niteliği taşıyan iki farklı teknolojidir. Her ikisi de belgelerin dijital ortamda imzalanmasını sağlar, ancak kullanım alanları, geçerlilik şekilleri ve yasal dayanakları bakımından farklılık gösterir.

Mali mühür, sadece tüzel kişiler (şirketler, kurumlar vb.) adına kullanılırken; e-imza, gerçek kişilerin (şahıs firmaları, serbest meslek mensupları vb.) kullanımına yöneliktir. En önemli fark, mali mührün kurum kimliğini temsil etmesidir. Bu yüzden e-fatura sistemine geçecek bir anonim veya limited şirket için e-imza geçerli değildir, mali mühür zorunludur.

Bu ayrımı doğru anlamak, başvuru sürecinde hatalı seçimlerin önüne geçilmesini sağlar.

Mali Mühür Kullanımı: Kurulum, PIN İşlemleri ve Teknik Detaylar

Mali mühür cihazı, kurulum sonrasında çeşitli dijital işlemlerde kullanılmak üzere bilgisayara tanıtılır. Cihazın düzgün çalışması için bazı teknik adımların dikkatlice uygulanması gerekir.

Kurulum ve Aktivasyon:

• Mali mühür cihazı, bilgisayarın USB portuna takılır.

• KamuSM tarafından sağlanan kurulum yazılımı (Akis veya Java destekli) bilgisayara yüklenir.

• Cihaz otomatik olarak tanındıktan sonra sertifika kontrolü yapılır.

PIN İşlemleri:

• Cihazın ilk kullanımında, sistem tarafından bir PIN kodu tanımlanması istenir.

• PIN kodu, imzalama işlemleri sırasında her defasında girilerek kimlik doğrulaması yapılır.

• PIN unutulursa, cihazın sıfırlanması gerekebilir ve bu işlem teknik destek ile yapılır.

Teknik Gereksinimler:

• Java'nın son sürümünün bilgisayarda yüklü olması önerilir.

• Cihaz sürücüleri eksiksiz kurulmalıdır.

• GİB sistemleriyle uyumlu tarayıcılar: Google Chrome, Firefox, Internet Explorer.

Bu adımlar eksiksiz uygulandığında mali mühür ile imzalama işlemleri sorunsuz şekilde yapılabilir.

Mali Mühür ile E-Fatura ve E-Arşiv Fatura Süreçleri

E-fatura ve e-arşiv sistemlerine geçmek isteyen şirketler, öncelikle mali mühür sahibi olmalıdır. Çünkü GİB sistemi, firmaya ait elektronik belgelerin imzalanabilmesi için mali mühürle doğrulama ister.

E-fatura süreçlerinde mali mühür şu şekilde çalışır;

1. GİB sistemine başvuru mali mühür ile yapılır.

2. Şirketin bilgileri doğrulandıktan sonra sistem onay verir.

3. E-fatura kesilirken, belgeler mali mühür aracılığıyla dijital olarak imzalanır.

4. İmzalanan belgeler, alıcı tarafın sistemine güvenli biçimde iletilir.

E-arşiv fatura sisteminde de benzer şekilde her belge, gönderilmeden önce mali mühürle imzalanır. Bu sayede fatura üzerinde sahtecilik yapılmasının önüne geçilir.

Unutmayın E-fatura başvurusu sırasında kullanılacak mali mühür, mutlaka kurumsal (tüzel) olmalı; bireysel e-imzalar bu süreçte geçersizdir.

Sopyo ile Entegre Mali Mühür Kullanımı

E-ticaret yapan firmalar için Sopyo, sipariş, fatura ve stok yönetimini tek panelden yürütebileceğiniz kapsamlı bir altyapıdır. Mali mühür firmanın e-fatura servis sağlayıcısı tarafından kullanılmaktadır. Aslında Sopyo ile doğrudan bir bağı bulunmamaktadır. İlk defa e-faturaya geçen tüzel kişiliklerde mali mühür yardımıyla e-fatura servisiniz aktif hale getirilir.

Sopyo'nun bir çok e-fatura altyapı sağlayıcısı ile entegrasyonu bulunmaktadır. Böylelikle, manuel imzalama süreçlerini ortadan kaldırarak otomasyon ve hız kazancı sağlar. Ayrıca arka planda tüm işlemler güvenli şekilde mali mühürle dijital olarak imzalanır.

Mali mühür, dijital dönüşüm sürecinde işletmelerin güvenli ve yasal şekilde e-belge oluşturmasını sağlayan kritik bir araçtır. 2025 yılı itibarıyla fiyatlar, başvuru süreçleri ve teknik detaylar yeniden şekillenmiş durumdadır. Bu içerikte mali mühür başvurusu, mali mühür fiyatları, yenileme süreçleri, e-imza farkı, muhasebe kaydı, Sopyo entegrasyonu gibi tüm konuları detaylandırdık.

İşletmenizin cezai yaptırımlarla karşılaşmaması için mali mühür sürecini zamanında tamamlamanız önemlidir. Ayrıca sistemli kullanım ve yedeklemeler ile cihazınızın verimliliğini artırabilirsiniz.

Mali Mühür Hakkında Sıkça Sorulan Sorular

1- Mali mühür almak zorunlu mu?

E-fatura ve e-arşiv sistemine geçecek tüzel kişiler için evet, mali mühür zorunludur.

2- Mali mühür ne kadar sürede çıkar?

Başvuru ve evrakların gönderilmesinin ardından ortalama 5-7 iş günü içinde teslim edilir.

3- Mali mühür kimler için zorunlu?

Anonim ve limited şirketler, e-fatura kullanımı zorunlu hale gelen firmalar.

4- Mali mühür ile e-imza arasındaki fark nedir?

Mali mühür tüzel kişilere, e-imza bireysel kullanıcılara verilir.

5- Mali mühür kaybolursa ne yapılır?

Kayıp bildirimi yapılmalı, yeniden başvuru ve sertifika süreci başlatılmalıdır.

6- Mali mühür ücreti iade edilir mi?

Cihaz teslim edildikten sonra ücret iadesi yapılmaz.

7- Mali mühürle hangi işlemler yapılabilir?

E-fatura, e-arşiv, e-defter, e-irsaliye sistemlerinde belge imzalama işlemleri yapılır.

8- E-fatura başvurusu için mali mühür şart mı?

Evet, e-imza bu süreçte geçersizdir; yalnızca mali mühür ile başvuru yapılabilir.

9- Mali mühür muhasebe kaydı nasıl olur?

Dijital dönüşüm yatırımı olarak demirbaş veya hizmet gideri olarak muhasebeleştirilebilir.