Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Nedir?
KEP, yani Kayıtlı Elektronik Posta, resmi yazışmaların elektronik ortamda güvenli, hukuken geçerli ve zaman damgalı şekilde yapılmasına olanak tanıyan bir sistemdir. Türkiye'de BTK (Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu) tarafından yetkilendirilmiş hizmet sağlayıcılar aracılığıyla sunulur. Tıpkı fiziksel taahhütlü mektup gibi resmi nitelik taşır.
KEP Adresi Ne İşe Yarar? KEP’in Avantajları ve Kullanım Alanları
KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) adresi, dijital ortamda yapılan resmi yazışmaların güvenli, delil niteliği taşıyan ve yasal olarak geçerli şekilde iletilmesini sağlayan bir sistemdir. Türkiye'de BTK tarafından yetkilendirilen hizmet sağlayıcılar üzerinden alınan KEP adresi, özellikle kurumlar ve ticari işletmeler için önemli bir iletişim altyapısı sunar.
KEP sistemi, standart e-posta sistemlerinden farklı olarak, gönderici ve alıcının kimliklerini doğrular, gönderim zamanını kayıt altına alır ve gönderilen içeriğin değişmediğini garanti eder. Bu sayede bir KEP mesajı, noter onaylı belge gibi hukuki geçerliliğe sahiptir.
Resmi yazışmaların kayıt altına alınması
Gönderi zamanı ve içeriğin değişmezliğinin belgelenmesi
Taraflar arasında yasal tebligat yapılması
İşletmeler arasında güvenli belge paylaşımı sağlanması
Özellikle kamu kurumlarıyla çalışan, e-fatura sistemine geçen veya müşterileriyle dijital ortamda sözleşme yapan işletmeler için KEP, dijital çağın en önemli gerekliliklerinden biridir.
KEP’in Avantajları;
1. Yasal Geçerlilik: KEP üzerinden gönderilen bir iletinin, gönderim tarihi, alıcı bilgileri ve içeriği resmi delil olarak kullanılabilir. Mahkemelerde geçerlidir.
2. Güvenli İletişim: Tüm iletiler şifreli olarak iletilir, üçüncü kişiler tarafından değiştirilemez veya silinemez.
3. Zaman ve Maliyet Tasarrufu: Fiziksel evrak gönderiminden kaynaklanan posta, kargo, noter masraflarının büyük bölümü ortadan kalkar.
4. E-Tebligat Uyumlu: Kamu kurumları ve vergi daireleri, artık resmi tebligatları KEP üzerinden gönderiyor. Böylece gecikmelerin ve kayıpların önüne geçiliyor.
5. Çevre Dostu: Kâğıt tüketimini azaltır, sürdürülebilir iş süreçlerini destekler.
KEP’in Kullanım Alanları;
KEP adresinin kullanım alanları her geçen yıl genişliyor. KEP adresinin en yaygın kullanım alanları;
📩 E-tebligat gönderimi ve alımı
🏛️ Kamu kurumlarıyla yapılan resmi yazışmalar
🧾 Fatura, sözleşme, ihtarname ve bildirimlerin gönderimi
🏢 Şirket içi insan kaynakları, disiplin yazışmaları
📊 Denetim ve muhasebe süreçlerinde belge takibi
🌐 E-ticaret siteleri ve dijital platformlar arası yasal bilgilendirme
2025 itibarıyla birçok sektör ve kurum, KEP kullanımını zorunlu ya da ön koşul haline getirmiş durumda. Özellikle e-dönüşüm süreçlerine geçen şirketlerin, KEP adresi edinmesi ve aktif olarak kullanması hem yasal zorunlulukları yerine getirmesi hem de dijital belgeler üzerinde denetim sağlayabilmesi açısından kritik öneme sahiptir.
*NOT: E-fatura kullanımı, elektronik sözleşmeler, online tahsilat sistemleri gibi alanlarda iş yapan işletmeler için KEP adresi, e-imza ve mali mühürle birlikte temel dijital araçlar arasında yer alır.
KEP Adresi Kimler İçin Zorunludur?
Türk Ticaret Kanunu’na göre sermaye şirketleri için KEP adresi zorunludur. Aşağıdaki kişiler ve kurumlar için de KEP kullanımı gereklidir:
Anonim ve limited şirketler
Serbest muhasebeciler, mali müşavirler (belirli işlemler için)
Avukatlar ve noterler (özellikle tebligat işlemlerinde)
Kamu kurumları ve belediyeler
Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Yönetmeliği ve Kanunlar
KEP sisteminin yasal dayanakları 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ve 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’dur. Ayrıca BTK’nın belirlediği usul ve esaslara göre hizmet sağlanmaktadır.
KEP Adresi Nasıl Alınır? Adım Adım KEP Başvurusu
BTK tarafından yetkilendirilmiş bir KEPHS (Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcısı) seçilir.
Gerekli evraklar hazırlanır.
KEPHS ofisinden veya online başvuru kanallarından başvuru yapılır.
Başvuru onaylandıktan sonra KEP adresi kullanıma açılır.
KEP Adresi Almak için Gerekli Evraklar
Gerçek kişiler için: Nüfus cüzdanı, e-imza veya mobil imza
Tüzel kişiler için: Vergi levhası, imza sirküleri, ticaret sicil gazetesi, yetkili kişinin kimlik fotokopisi
KEP Adresi Ücreti ve Yıllık Maliyetler
Ücretler sağlayıcıya göre değişmekle birlikte ortalama olarak:
Gerçek kişiler için yıllık 185-350 TL
Şirketler için yıllık 185-350 TL Ek hizmetler (ek saklama alanı, SMS bildirimi, kullanıcı yönetimi) ekstra ücrete tabi olabilir.
KEP Adresi Nasıl Aktif Edilir ve Kullanılır?
KEP adresi alındıktan sonra kullanıcı adı ve şifre ile KEP platformuna giriş yapılır. E-imza ile güvenli oturum açma sağlanabilir. Sistem e-posta gönderme, alma, arşivleme, iletim raporu alma gibi özellikleri içerir.
KEP Adresinin Kullanım Alanları ve Pratik Örnekler
Faturaların resmi gönderimi
İhtar ve ihtarnameler
Mahkemeye sunulacak yazılı belgeler
Belediyelerle veya kamu kurumlarıyla yazışmalar
KEP Adresi Sorgulama ve Yönetimi
Kamu KEP rehberleri üzerinden (https://www.etebligat.gov.tr gibi) diğer kurum ve şirketlerin KEP adresleri sorgulanabilir. Ayrıca kullanıcılar kendi KEP kutularını yönetmek için arayüzlerden faydalanabilir.
Sopyo ile E-Ticarette KEP Adresi ve Dijital Süreç Yönetimi
Sopyo, e-ticaret işletmeleri için dijitalleşmeyi kolaylaştıran bir entegrasyon platformudur. Pazaryerleri (Trendyol, Hepsiburada, N11 vb.) resmi yazışmalar, fatura gönderimleri, sipariş yönetimi gibi süreçlerde KEP kullanımını zorunlu olarak istemektedir. Biz de Sopyo olarak e-ticaret yapmak isteyen tüm firmalara bu noktada bilgi paylaşımı yaparak en doğru ve kısa yolu göstermeye çalışıyoruz.
KEP Adresi Hakkında Sıkça Sorulan Sorular
1- KEP adresi kaç hanelidir?
Genellikle kişi veya şirket adına özelleştirilmiş bir e-posta adresidir (örneğin: [email protected]).
2- KEP adresi almak ne kadar sürer?
Online başvurularda genellikle 1-2 iş günü içinde aktif hale gelir.
3- KEPHS nedir?
Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcısı anlamına gelir. BTK tarafından yetkilendirilen firmalardır.
4- E-imza almak şart mı?
Evet. KEP sistemine güvenli giriş ve gönderim için e-imza ya da mobil imza gerekir.
5- KEP adresi başkasına devredilebilir mi?
Hayır. KEP adresi kişiye ya da kuruma özeldir, devredilemez.
6- KEP adresi ile fatura veya diğer resmi işlemler nasıl yapılır?
İlgili belgeler PDF olarak hazırlanıp e-imza ile imzalanarak KEP üzerinden gönderilebilir.
7- En uygun fiyatlı KEP adresi nereden ve nasıl alınır?
En uygun fiyatlı KEP adresini PTTKep üzerinden temin edebilirsiniz.
8- KEP adresi ile normal e-posta adresi arasındaki farklar
KEP, hukuki geçerliliğe sahiptir. Normal e-postaların ise böyle bir bağlayıcılığı yoktur.
9- KEP adresi kapatılırsa ne olur?
Arşivlenen veriler belirli bir süre saklanır. Ancak hizmet sona erdiğinde yeni gönderim yapılamaz.
